ERP etiketine sahip kayıtlar gösteriliyor. Tüm kayıtları göster
ERP etiketine sahip kayıtlar gösteriliyor. Tüm kayıtları göster

1 Eylül 2016 Perşembe

İstatistiklerinize hakim misiniz?

 

Firmaların performanslarına dair istatistik tutmaları hayati derecede önemlidir. İstatistikler veridir. Veriden bilgiye ulaşırsınız. Bilgiden de iyileştirme fikirlerine ulaşırsınız. “Fikri var ama bilgisi yok” durumuna düşmemek için şirketinizin istatistiklerine hakim olmamız gerekir.

 

İnsan bildikleriyle düşünür ve karar verir. Şirketimizin tüm istatistiklerine hakimsek doğru düşünebilir ve isabetli karar verebiliriz. Modern işletme yönetiminin ve kurumsallaşmanın en önemli söylemi;  ölçmediğinizi yönetemezsiniz” şeklindedir. Burada ölçmekten kasıt istatistiklerdir. Hangi istatistikleri takip etmeniz gerektiğini bilir ve düzenli takip ederseniz, analizleriniz ve iyileştirme önerileriniz isabetli olur.

 

Pek çok firma; muhasebelerinin verdiği aylık satışları, alacakları, borçlarını, stoklarını gördükleri istatistiki tablolarla yetinir. Evet bunlar önemli istatistiki tablolardır ama yeterli değillerdir. Bir patron, genel müdür her ay en az 100 farklı istatistiki tablo ile şirketini takip etmelidir. Bu istatistiklerin bazılarını muhasebe hazırlayıp sunarken diğerlerini de diğer departmanlar hazırlayıp sunacaktır.

 

Şirketlerin çok çeşitli ve iyi istatistikler tutabilmesi ve raporlar alabilmesi için de ERP yazılımları icat edilmiştir. ERP programınıza çalışanlarınız verileri doğru sınıflayıp girerse her alanda istediğiniz istatistiği saniyeler içinde alabilirsiniz. ERP’niz yoksa veya var olanı eksik kullanıyorsanız, yine de sağlıklı istatistiklere ulaşabilirsiniz. Çünkü Excel var. Takip etmeniz, yani ölçmeniz gereken verilere karar verin ve çalışanlarınız bu verileri Excel tablolarına işlesin. Pek çok firma Excel üzerinden istatistiklerine bakmakta ve performanslarını yorumlamaktadır.

 

Not: Key Performans Indicator’ın kısaltması olan KPI raporları da istatistiktir. Yönetimin önemsediği istatistiklerdir. Bu yüzden  KPI’ı ben Kritik Performans İstatistikleri olarak çeviriyorum.

 

Bazı şirketler performanslarına dair tüm bölümlerinden ayrıntılı istatistikler (raporlar/sunumlar) almaktadır ama üstü yönetim bu istatistiklere gereken önemi vermemekte, hatta raporları incelememekte, bu raporları hazırlayanların sunumlarına katılmamaktadırlar. Böyle olunca da üst yönetim isabetli kararlar alamamakta, raporları hazırlayanlar da zamanla raporlarını savsaklamakta, geliştirmek yerine kötüleştirmektedirler. Böylece kurumsallaşmada ileriye gidileceğine, geriye gidilmektedir.

 

İşletmesine dair istatistiki raporlar hazırlamayan veya hazırlanmış raporlara gerektiği önemi vermeyen yöneticilere ve patronlara sahip şirketlerin zamanla verimsizleştiklerini, kurumsallıktan uzaklaştıklarını, zarar eden bir işletmeye dönüştüklerini, İK kalitesinin düştüğünü ve İK sirkülasyonun arttığını, ortaklarda huzursuzlukların ve anlaşmazlıkları baş gösterdiğini ve nihayetinde iflasa sürüklendiklerini görüyoruz.

 

Bu olumsuzlukları yaşamamak için firmalar tüm işletmelerinden ve departmanlarından (bunların yöneticilerinden) periyodik dönemlerde raporlar ve sunumlar istemeli, patronlar bu raporları ve sunumları çok iyi incelemelidir.

 

İşletmelerinize ve departmanlarınıza dair bu rapor ve sunumlar şirketinize dair farkındalığımızı artırmakla kalmayacak, bir gün yetkilerinizi devredeceğiniz çocuklarınızın şirketinize daha iyi adapte olmalarını ve sahip çıkmalarını sağlayacaktır.

 

Mikro işletmeler bakkal hesabı tutabilir, onlara az çeşitte istatistik yeterli olabilir, ama KOBİ’lerin daha çok istatistiki raporları, BOBİ’lerin de çok daha fazla istatistiki raporları olması gerekir. Sürdürülebilir büyüme için bu şarttır.


Yöneticiler ve patronlar başarılı olmak için analitik zekaya sahip olmalıdır. Analitik zekaya sahip insanlar verilere dayanarak konuşur, masaya dayanarak değil. Analitik düşünme; topladığınız ve organize ettiğiniz bilgileri değerlendirerek karmaşık sorunların üstesinden gelme yeteneğidir. Analitik düşünenler, genellikle yaratıcı çözümlere yol açan veri kümeleri arasındaki kalıpları tespit edebilir, bağlamı eyleme dönüştürebilirler.

 

Özetleyecek olursak şirketinizin ayrıntılı istatistikleri tutun, bunlardan anlamlı raporlar oluşturun. Bu sayede şirketinizi daha iyi yönetebilirsiniz, daha iyi büyütebilirsiniz. 


15 Ağustos 2014 Cuma

Kör Uçuş Yapan Patronlar


Son 10 yılda 100’e yakın patronla tanıştım. Hemen hemen hepsinin şirketlerini veriye dayalı değil, sezgiye dayalı yönettiğini gördüm. Bana öyle geliyor ki; yıllık cirosu ister 1, isterse 100 milyon TL olsun, çalışan sayısı ister 10, ister 1000 olsun, ülkemizde patronların çoğu böyle. Ne geçmişteki şirket performanslarına hakimler, ne de gelecekte yapacakları performansın ne olması gerektiğine? Geçmişe ait yıllık ve aylık verilere ihtiyaç duymadıkları gibi, gelecek yıllara ve aylara yönelik öngörü ve planları da yok.

Şirketinin kritik alanlardaki geçmiş performansını merak etmeyen, bilmeyen patronlar adeta kör bir pilotun uçağını uçurması gibi ilerliyorlar. Havada kalmak onlar için yeterli. Düşmedikleri sürece kendilerini/firmalarını başarılı görüyorlar, nereye gittikleri onlar için pek de önemli değil. Günü yakalaya yakalaya yılları dolduruyorlar. 

Oysa ki; geçmiş geleceğe ışık tutar. Firmanızın her bir ürününün geçmiş yıllarda ve aylarda gösterdiği performansa bakarak gelecek yılların ve ayların hedeflerini belirlemelisiniz. Aynı şekilde; her bir kategorinizin ve her bir satıcınızın ve her bir mağazanızın ve her bir yurtiçi pazar bölgenizin ve her bir pazar ülkenizin ve her bir tedarikçinizin ve her bir çalışanınızın ve her bir üretim alanınızın ve her bir maliyet kaleminizin geçmişi size geleceği gösterecektir.

Patronlara tavsiyem: Şirketinizin temel performans göstergelerini (KPI) belirleyin. Tüm yöneticilerinize ve departmanlara, belirlediğiniz KPI’ları deklare edin. Herkesten belirlediğiniz KPI’lara göre geçmiş 2 yılın aylık, çeyreklik ve yıllık verilerini tablolar ve grafikler halinde raporlamasını isteyin.

Eğer şirketinizde doğru düzgün kayıt tutuluyorsa. Yani kullandığınız (Logo, Netsis, Nebim, Micro ve benzeri) ERP programına girişler doğru ve ayrıntılı yapılıyorsa, yöneticileriniz, sizin istediğiniz raporları 5 dakikada size verebilir. (Belki de veriyorlardır da siz bu raporları önemsemiyor veya nasıl değerlendireceğinizi bilmiyorsunuzdur. O zaman, kusura bakmayın ama, siz asla şirketinizi kurumsallaştıramaz ve büyütemezsiniz.)

Bu belirlediğiniz KPI’ları asla değiştirmeyin. (Üzerine ileride yeni KPI’lar ekleyebilirsiniz) Sürekli bu KPI’lar üzerinden değerlendirmeler yapın. Göreceksiniz işinize daha vakıf olacak ve daha isabetli kararlar alacaksınız.

Ayrıca tüm yönetici ve çalışanlarınız şirket performansını bu KPI’lar üzerinden takip ettiğinizi görsün. Böyle olursa hepsi bu KPI’larda iyileştirmeler olması için çaba harcarlar. KPI’larda iyileşme olmazsa kendilerinden hesap soracağınızı bilirler. Unutmayın yöneticileriniz performansları konusunda sizin gözünüzü boyayabilirler ama rakamlar (KPI’lar) asla yalan söylemez.

Şirketinizi ve çalışanlarınızı KPI üzerinden yönetebilirseniz hem kurumsallaşabilir hem de sürdürülebilir büyüme yakalayabilirsiniz.


KPI: Key Performance Indicator. Kilit Performans Göstergesi (veya benim tercümemle Temel Performans Göstergeleri)


1 Eylül 2012 Cumartesi

ERP programlarından anlamayan danışman dinozordur

Bildiğiniz gibi şirketler çeşitli alanlarda danışmanlık almaktadırlar. Ben de bir pazarlama ve marka danışmanı olarak gittiğim firmalarda farklı alanlarda danışmanlık hizmeti veren danışmanlarla karşılaşıyorum. Bazıları finans alanında, bazıları muhasebe alanında, bazıları iş güvenliği alanında, bazıları lojistik alanında, bazıları üretim alanında, bazıları belgelendirme (ISO 9000 gibi) alanında danışmanlık hizmeti veriyor. Karşılaştığım bu danışmanlar gerçekten konularının uzmanı ve etkili danışmanlık hizmeti veriyorlar. Ama yaşları 45’in üzerindeki bu danışmanların ERP (kurumsal kaynak planlama) programlarına çok uzak olduklarını görüyorum. Hatta hizmet verdikleri firmanın ERP programı var mı yok mu, bilmiyorlar dahi. Bu programdan veri çekmeyi akıllarına dahi getirmiyorlar.

Özellikle belgelendirme alanında çalışan danışmanların ERP programlarından bihaber olmaları büyük handikap. Çünkü günümüzde her türlü yönetim sisteminin temelinde artık ERP programı yatıyor. Ben danışmanlık vereceğim firmaya, eğer yoksa önce ERP programı aldırıyorum. Bana göre; temel performans kriterleri üzerinden ölçerek bir şirketi yönetmek için ERP şart. Alanında uzman olan bu danışmanların dinazorlaşmaması için bir an önce ERP programları konusunda kendilerini eğitmeleri ve geliştirmeleri gerekir.

Ne de olsa bilmemek değil, öğrenmemek ayıp. Yerli ERP firmalarımızın çok başarılı ve ücretsiz ERP eğitimleri mevcut, dinazorlar bunlara gidebilirler. (Yerli ERP firmalarından bazıları: Mikro, Logo, Netsis, Nebim, Likya, Bilsan, Eta, Link, UyumSoft, AkınSoft, …)    

Not: ERP programı almadan önce size tavsiye ettiğim tüm firmaları çağırın, dinleyin ve teklif alın. Böylece neden ERP almanız gerektiğini daha iyi kavramış olursunuz. Ayrıca firma yapınıza ve işinize en uygun ERP'yi seçmiş olursunuz. Tabii ERP programı almak yetmiyor. Ona doğru ve zamanında giriş yapmazsanız ERP'den doğru veriler ve analizler alamazsınız.  Doğru giriş yapabilmek için de performans kriterlerinizi ve neleri takip etmek istediklerinizi iyi tanımlamanız gerekir. Bu yüzden ERP almadan 2 ay önce bir bilgi işlemci istihdam etmenizi, ona işinizi çok iyi anlatmanızı ve ERP firmalarıyla yaptığınız görüşmelere onu da dahil etmenizi şiddetle öneririm. ERP programı alacağınız firmayı seçerken önce ful paket teklif alın. Daha sonra işinize yaramayacak modülleri çıkartarak yeni bir teklif alın. Böylece şimdi istemediğiniz modülleri ilerde almak isterseniz ne kadar ödemeniz gerektiğini bilebilirsiniz. Aksi durumda ERP firmanıza mahkum olduğunuz için yeni model satın alımınızda yüksek bir fatura çıkarabilirler önünüze. Aldığınız ERP programını şirketinize uyarlamak için firma bir uzman atayacaktır. Bu uzmana da ziyaret ve saat başına bir ödeme yapacaksınız. Bilgi işlemciniz en başından beri bu uzmanla birlikte çalışırsa, ERP programını şirket içinde kullananların soruları ve sorunlarına müdahale için illa bu uzmana ihtiyaç duymazsınız. Bilgi işlemci istihdam etmeden alınan ERP programları verimli kullanılamadığı gibi, yanlış modellemeler ve girişlerden dolayı başa bela bile olabilmektedir. Kendi beceriksizlikleri yüzünden ERP programından verim alamayan firmaların, sürekli ERP programlarını değiştirdiklerine şahit olmuş biri olarak, yukarıdaki tavsiyelerime kulak vermenizi öneririm.