Stok sayımları iş hayatının en önemli işlerinden biridir. Firmalar
depolarını ve mağazalarını düzenli aralıklarla saymak zorundadırlar. Firmaların
en büyük problemi stok tutarsızlığıdır. Kayıtlardaki stok ile fiziki stok bir
turlu denkleştirilemiyor.
Genelde yanlış mal kabul ve yanlış sevkiyat yüzünden stoklar bozulur.
Yani firmaların mal hareketleri çok çok dikkatli kayda alınmazsa mutlaka
stokları bozulur. Çünkü işin içinde insan faktörü vardır ve “beşer şaşar”. Bir
depo sorumlusu bir kolinin içine 5 değil de 6 mal koyup gönderir ve
irsaliyesini de 5 adet üzerinden keserse stok kayıtlarınız bozulur. Bir mal kabulcünüz
bir tedarikçiden gelen malların irsaliyeleriyle hep doğru geldiğini gördükten
sonra bu tedarikçiden gelen bir parti malı hiç saymadan kabul ederse ve bu
partide tesadüfen irsaliyeden farklı adetlerde mal varsa stok kayıtlarınız yine
bozulur. Hırsızlık da stok bozukluğuna yol acar, ama bu stok bozulmalarının
%1’ini geçmez genelde.
Birçok firma düzenli stok sayımları yaparak bu problemi en aza indirmeye
çalışır. Stok sayımları zahmetli, sıkıcı ve pahalıdır. İş saatlerinde
yapılmaması gerektiği için de gece yapılır. Bazı iş kollarında depo veya mağaza
bir-kaç günlüğüne kapatılarak stok sayımı yapıldığı da görülür. Bazen stok
sayımları da işe yaramaz. Çünkü birçok stok problemi hatalı sayımdan
kaynaklanmaktadır. Bir örneklem alınıp bu tespit edildiğinde, stok sayımı sil
baştan yapılır.
Stok bozukluğu probleminin önüne geçecek sistem bundan 10 yıl önce
geliştirildi aslında. Bu sistemin adı radyo frekanslı kimlik tanıma
(RFID) teknolojisidir. Bu sistemin temeli her ürüne kendi barkod bilgilerini
yayan bir frekans etiketi takılmasından ibarettir. Böylece bu ürünler sürekli
iştima verirler. Yani RFID alıcılarına varlıklarını iletirler. Bu yüzden bu
ürünleri saymanıza gerek yoktur. Sadece sisteme bakmanız yeterlidir. Çünkü
kayıtlı stok ile fiziki stok %100 aynıdır. Bir depoya RFID etiketli ürün
girerken "girdiğini", depodan çıkarken “çıktığını” sisteme belirtir.
Sevkiyatçılar da hazırladıkları malları çok dikkatli saymalarına ve kontrol
etmelerine gerek yoktur. Çünkü elleçleme alanına getirdikleri mallar, kendilerini
otomatikman sisteme tanıtırlar. Böylece hem doğru mal hazırlamak hızlanır hem
de irsaliye otomatikman ve doğru olarak kesilir. Aynı şekilde depodan mağazaya
gelen ürünler de kendilerini otomatikman bilgisayara tanıtırlar. Mağaza
müdürüne düşen görev sadece irsaliye ile ekrandaki bilgiyi karşılaştırmaktır.
Gelen malı saymasına ve kontrol etmesine gerek yoktur. Doğru frekans etiketleri
üretim aşamasında ürünlere takıldıysa RFID sisteminde stok sayımına gerek
yoktur ve mal sahibi mallarının kontrol altında olduğundan emindir.
Yalnız RFID sistemi çok pahalı bir sistemdir. Bu yüzden Avrupa’da dahi
çok az firma tarafından kullanılmaktadır. Oysaki tüm firmaların bu sisteme çok
ihtiyacı var. Çünkü hemen hemen her firma stok bozukluğundan dertlidir. RFID sistemini
veya bir benzerini daha ucuza arz edecek bir teknoloji firması inanılmaz
cirolara ve karlılığa imza atacağı kesindir. ERP firmalarının bu konuya neden
eğilmediklerini anlamıyorum. ERP programlarının en büyük görevi stok
hareketlerini kayıt altına almaktır. Yani firma sahibine her hangi bir anda
nerede ne kadar ürünü olduğunu bilgisayardan gösterebilmeyi vaad eder ERP
programı. Kayıtlı stok ile fiziki stokun örtüşmediğini en iyi ERP firmaları
bilir. Umarım yerli bir ERP firması bu konuya eğilir ve ekonomik bir teknoloji
geliştirerek dünyadaki stok tutarsızlığı problemine çözüm bulur. Bunu yapabilen
firma kısa sürede Türkiye’nin en büyük firması olur.
