İstatistiklerinize hakim misiniz?

 

Firmaların performanslarına dair istatistik tutmaları hayati derecede önemlidir. İstatistikler veridir. Veriden bilgiye ulaşırsınız. Bilgiden de iyileştirme fikirlerine ulaşırsınız. “Fikri var ama bilgisi yok” durumuna düşmemek için şirketinizin istatistiklerine hakim olmamız gerekir.

 

İnsan bildikleriyle düşünür ve karar verir. Şirketimizin tüm istatistiklerine hakimsek doğru düşünebilir ve isabetli karar verebiliriz. Modern işletme yönetiminin ve kurumsallaşmanın en önemli söylemi;  “ölçmediğinizi yönetemezsiniz” şeklindedir. Burada ölçmekten kasıt istatistiklerdir. Hangi istatistikleri takip etmeniz gerektiğini bilir ve düzenli takip ederseniz, analizleriniz ve iyileştirme önerileriniz isabetli olur.

 

Pek çok firma; muhasebelerinin verdiği aylık satışları, alacakları, borçlarını, stoklarını gördükleri istatistiki tablolarla yetinir. Evet bunlar önemli istatistiki tablolardır ama yeterli değillerdir. Bir patron, genel müdür her ay en az 100 farklı istatistiki tablo ile şirketini takip etmelidir. Bu istatistiklerin bazılarını muhasebe hazırlayıp sunarken diğerlerini de diğer departmanlar hazırlayıp sunacaktır.

 

Şirketlerin çok çeşitli ve iyi istatistikler tutabilmesi ve raporlar alabilmesi için de ERP yazılımları icat edilmiştir. ERP programınıza çalışanlarınız verileri doğru sınıflayıp girerse her alanda istediğiniz istatistiği saniyeler içinde alabilirsiniz. ERP’niz yoksa veya var olanı eksik kullanıyorsanız, yine de sağlıklı istatistiklere ulaşabilirsiniz. Çünkü Excel var. Takip etmeniz, yani ölçmeniz gereken verilere karar verin ve çalışanlarınız bu verileri Excel tablolarına işlesin. Pek çok firma Excel üzerinden istatistiklerine bakmakta ve performanslarını yorumlamaktadır.

 

Not: Key Performans Indicator’ın kısaltması olan KPI raporları da istatistiktir. Yönetimin önemsediği istatistiklerdir. Bu yüzden  KPI’ı ben Kritik Performans İstatistikleri olarak çeviriyorum.

 

Bazı şirketler performanslarına dair tüm bölümlerinden ayrıntılı istatistikler (raporlar/sunumlar) almaktadır ama üstü yönetim bu istatistiklere gereken önemi vermemekte, hatta raporları incelememekte, bu raporları hazırlayanların sunumlarına katılmamaktadırlar. Böyle olunca da üst yönetim isabetli kararlar alamamakta, raporları hazırlayanlar da zamanla raporlarını savsaklamakta, geliştirmek yerine kötüleştirmektedirler. Böylece kurumsallaşmada ileriye gidileceğine, geriye gidilmektedir.

 

İşletmesine dair istatistiki raporlar hazırlamayan veya hazırlanmış raporlara gerektiği önemi vermeyen yöneticilere ve patronlara sahip şirketlerin zamanla verimsizleştiklerini, kurumsallıktan uzaklaştıklarını, zarar eden bir işletmeye dönüştüklerini, İK kalitesinin düştüğünü ve İK sirkülasyonun arttığını, ortaklarda huzursuzlukların ve anlaşmazlıkları baş gösterdiğini ve nihayetinde iflasa sürüklendiklerini görüyoruz.

 

Bu olumsuzlukları yaşamamak için firmalar tüm işletmelerinden ve departmanlarından (bunların yöneticilerinden) periyodik dönemlerde raporlar ve sunumlar istemeli, patronlar bu raporları ve sunumları çok iyi incelemelidir.

 

İşletmelerinize ve departmanlarınıza dair bu rapor ve sunumlar şirketinize dair farkındalığımızı artırmakla kalmayacak, bir gün yetkilerinizi devredeceğiniz çocuklarınızın şirketinize daha iyi adapte olmalarını ve sahip çıkmalarını sağlayacaktır.

 

Mikro işletmeler bakkal hesabı tutabilir, onlara az çeşitte istatistik yeterli olabilir, ama KOBİ’lerin daha çok istatistiki raporları, BOBİ’lerin de çok daha fazla istatistiki raporları olması gerekir. Sürdürülebilir büyüme için bu şarttır.

Yöneticiler ve patronlar başarılı olmak için analitik zekaya sahip olmalıdır. Analitik zekaya sahip insanlar verilere dayanarak konuşur, masaya dayanarak değil. Analitik düşünme; topladığınız ve organize ettiğiniz bilgileri değerlendirerek karmaşık sorunların üstesinden gelme yeteneğidir. Analitik düşünenler, genellikle yaratıcı çözümlere yol açan veri kümeleri arasındaki kalıpları tespit edebilir, bağlamı eyleme dönüştürebilirler.

 

Özetleyecek olursak şirketinizin ayrıntılı istatistikleri tutun, bunlardan anlamlı raporlar oluşturun. Bu sayede şirketinizi daha iyi yönetebilirsiniz, daha iyi büyütebilirsiniz. 

Kör Uçuş Yapan Patronlar

Son 10 yılda 100’e yakın patronla tanıştım. Hemen hemen hepsinin şirketlerini veriye dayalı değil, sezgiye dayalı yönettiğini gördüm. Bana öyle geliyor ki; yıllık cirosu ister 1, isterse 100 milyon TL olsun, çalışan sayısı ister 10, ister 1000 olsun, ülkemizde patronların çoğu böyle. Ne geçmişteki şirket performanslarına hakimler, ne de gelecekte yapacakları performansın ne olması gerektiğine? Geçmişe ait yıllık ve aylık verilere ihtiyaç duymadıkları gibi, gelecek yıllara ve aylara yönelik öngörü ve planları da yok.

Şirketinin kritik alanlardaki geçmiş performansını merak etmeyen, bilmeyen patronlar adeta kör bir pilotun uçağını uçurması gibi ilerliyorlar. Havada kalmak onlar için yeterli. Düşmedikleri sürece kendilerini/firmalarını başarılı görüyorlar, nereye gittikleri onlar için pek de önemli değil. Günü yakalaya yakalaya yılları dolduruyorlar. 

Oysa ki; geçmiş geleceğe ışık tutar. Firmanızın her bir ürününün geçmiş yıllarda ve aylarda gösterdiği performansa bakarak gelecek yılların ve ayların hedeflerini belirlemelisiniz. Aynı şekilde; her bir kategorinizin ve her bir satıcınızın ve her bir mağazanızın ve her bir yurtiçi pazar bölgenizin ve her bir pazar ülkenizin ve her bir tedarikçinizin ve her bir çalışanınızın ve her bir üretim alanınızın ve her bir maliyet kaleminizin geçmişi size geleceği gösterecektir.

Patronlara tavsiyem: Şirketinizin temel performans göstergelerini (KPI) belirleyin. Tüm yöneticilerinize ve departmanlara, belirlediğiniz KPI’ları deklare edin. Herkesten belirlediğiniz KPI’lara göre geçmiş 2 yılın aylık, çeyreklik ve yıllık verilerini tablolar ve grafikler halinde raporlamasını isteyin.

Eğer şirketinizde doğru düzgün kayıt tutuluyorsa. Yani kullandığınız (Logo, Netsis, Nebim, Micro ve benzeri) ERP programına girişler doğru ve ayrıntılı yapılıyorsa, yöneticileriniz, sizin istediğiniz raporları 5 dakikada size verebilir. (Belki de veriyorlardır da siz bu raporları önemsemiyor veya nasıl değerlendireceğinizi bilmiyorsunuzdur. O zaman, kusura bakmayın ama, siz asla şirketinizi kurumsallaştıramaz ve büyütemezsiniz.)

Bu belirlediğiniz KPI’ları asla değiştirmeyin. (Üzerine ileride yeni KPI’lar ekleyebilirsiniz) Sürekli bu KPI’lar üzerinden değerlendirmeler yapın. Göreceksiniz işinize daha vakıf olacak ve daha isabetli kararlar alacaksınız.

Ayrıca tüm yönetici ve çalışanlarınız şirket performansını bu KPI’lar üzerinden takip ettiğinizi görsün. Böyle olursa hepsi bu KPI’larda iyileştirmeler olması için çaba harcarlar. KPI’larda iyileşme olmazsa kendilerinden hesap soracağınızı bilirler. Unutmayın yöneticileriniz performansları konusunda sizin gözünüzü boyayabilirler ama rakamlar (KPI’lar) asla yalan söylemez.

Şirketinizi ve çalışanlarınızı KPI üzerinden yönetebilirseniz hem kurumsallaşabilir hem de sürdürülebilir büyüme yakalayabilirsiniz.

KPI: Key Performance Indicator. Kilit Performans Göstergesi (veya benim tercümemle Temel Performans Göstergeleri)